Kdy přijede moderátor? Už je tady fotograf? Kdo má press kity? Jede projektor? A další podobné organizační hlášky zaplňují od devíti hodin 24. června DERBY Club ve Velké Chuchli. Přípravy tiskové konference pro Evropský pohár žokejů vrcholí. Pojďte s námi nahlédnout do zákulisí příprav.
Učebnicových návodů, jak uspořádat tiskovku, najdete na internetu mraky. Jak ale probíhají poslední tři hodiny před startem tiskovky?
...Těsně po osmé ranní s Marcelou parkujeme v Praze na závodišti Velká Chuchle. Přestože je teplý letní den, připomínáme vánoční stromečky. Jsme ověšené vším možným. Své i vzájemnou pomocí na sebe skládáme šaty pro hostesky, krabice s bločkama, notebooky, klobouky (přece nepůjdeme dvakrát) a vyrážíme najít DERBY Club.
O dvě patra výše v DERBY Clubu naše první kroky směřují na balkón, který je součástí tribuny Velké Chuchle a nabízí nádherný výhled na celé závodiště.
Rozdělení úkolů a kompetencí
Snad nejzásadnější bod pro hladký průběh nejen tiskové konference, ale i jakéhokoliv jiného eventu, je jasné stanovení zodpovědností. Vyhnete se tak situaci, že pět členů týmu zmateně pobíhá, všichni dělají všechno, a přitom nikdo nic pořádně. Naše úkoly zněly jasně. Marcela, organizátorka konference z Oliver Advertising, měla na starosti technické zázemí. Mojí parketou bylo s maximální péčí se postarat o novináře a vše co s nimi souvisí.
Světla svítí, stěrače stírají
Zabydlujeme se v DERBY Clubu, kde za pár hodin tiskovka vypukne a oficiálně představíme evropskou žokejskou špičku, která se v září sjede do Prahy změřit si síly na European Jockey's Cup 2015. Nejdřív zkoušíme, zdali funguje technika. Prodlužky, počítače, projektor, kabely, zvuk. Všechno funguje, uff, oddychjeme si a provozní DERBY Clubu nám servíruje ranní espresso. Chvíli po nás nabíhá na plac pánská posila, která se vrhá do stavění stěny s logy. Začíná se to rýsovat a vypadá to dobře.
Využívám pár volných minut do příchodu dalších účastníků a nahrávám na USB flash disky pro novináře press kit v elektronické podobě.
10. hodina odbila
Hodinu a půl před startem se scházejí všichni speakři a probíhá zkouška prezentace. První se slova ujímá Václav Luka, bývalý žokej a trenér. Jeho vystoupení doplňuje Filip Minařík, úspěšný český žokej. Informace ohledně programu celých dostihů představí Tomáš Machovský za stranu pořadatele firmu Lyciano Group. Mějte jasno, kdo a co bude říkat. V tomto případě není spontánnost zrovna na místě. Probíhá také shrnutí případných otázek od novinářů a ujasnění, k jakým tématům se bude kdo vyjadřovat.
Dobrý timing základem úspěchu
Chvíli po desáté přichází krásné hostesky, které se stylově převlékají do dostihového dress codu. Slečny dostávají rychlé zaučení, jak registrovat příchozí novináře a už si chystají registrační pultík. Hned na to se vrhají do kompletace press kitů. Složky, vytištěné články, blok, propiska, usb fleška... a během chvíle se už 30 sad press kitů směje u registračního upltu.
"Hlavně mít po ruce připravené press kity a welcome drink!"
Čas začíná nabírat na otáčkách. Ladíme poslední detaily. Postavit jmenovky na stůl před speakry, nachystat jim bloky a propisky pro poznámky, zkouška světel, mikrofónů a kontrola cateringu. Dortíčky a káva už se těší na první návštěvníky.
30 minut do startu
V jedenáct hodin přichází moderátor Leoš Mareš. Probíhá druhá zkouška prezentace a seznámení moderátora s fakty. Leošovi není nutné dávat přesný scénář, protože, jak všichni víme, si se svojí pohotovostí a humorem bravurně poradí s každou situací.
Už chybí jen fotograf
„Už je tady fotograf?,“ ptám se. Není. Voláme mu. „Volaný účastník je momentálně nedostupný,“ ozve se z telefonu. Tohle zrovna nechcete chvíli před začátkem slyšet. Ale jak praví Marcela, vždycky je potřeba mít plán B. Provozní DERBY Clubu se pohotově nabízí, že nám svým profi foťákem tiskovku nafotí. V tom se ve dveřích objeví fotograf! Problém vyřešený.
Než Vám fotograf z akce zpracuje fotky, vždy to nějakou dobu trvá. Domluvte se vždy před začátkem s fotografem, aby Vám pár fotek stáhl ihned po skončení konference. Budete totiž posílat novinářům zprávu z tiskovky a je potřeba ji doplnit alespoň několika fotkami.
Začínáme!
11.15 začínají přicházet první novináři. Hostesky jim s úsměvem předávají press kity a nabízejí welcome drink. Já se jich pak ujímám. Důležité je se osobně přivítat a ujistit je, že se na vás mohou s čímkoliv obrátit. Start posouváme o akademickou čtvrthodinku a 11.45 už Leoš Mareš oficiálně zahajuje konferenci. Sedám si opodál, dávám první příspěvek na Twitter a sepisuji tiskovou zprávu, kterou po skončení rozešlu do médií.
Netrvá dlouho a DERBY Clubem se nese první smích. Musím uznat, Leoš je opravdu vtipnej. Po prezentaci probíhá několik otázek ze strany novinářů směrem ke speakrům a hurá na oběd. Někteří obědvají a jiní si zkouší na jezdeckém trenažéru, jaké je to být opravdovým žokejem. Nejvíce pozornosti upoutává Leoš Mareš, který při jízdě na trenažéru volá „Hej hou, malá!“
Než Leoš uteče na další svoji akci, rychle ho odchytáváme na jednu společnou fotku. Musíme dát také přece něco na Instagram! Novináři, moderátor, fotograf i hostesky se mají pomalu k odchodu a já se vrhám na finiš tiskové zprávy. Doplnit citace speakrů, nechat zprávu pořadatelem zkontrolovat a už si s domácí limonádou hledám klidný koutek, kde mohu nerušeně poslat výstup z tiskové konference do světa. Na tento krok nikdy nezapomeňte. Většinou tato zpráva vytvoří největší mediální obraz.
Po dvou hodinách zavírám počítač, jdu konečně něco sníst, dát si dnes už třetí espresso a přesouvám se na Kunětickou Horu na další klientskou akci DEVELOPMENT tour. Život v PR agentuře je prostě zábava :-)
